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Contratación de una empresa de producción de videos profesional para transmitir por Internet (en vivo) una conferencia en persona

Agradecemos el gran valor que le dan a la alta calidad de las conferencias de la Ciencia Cristiana al ayudarnos a presentar el contenido en línea de manera profesional. Salvo que tengan experiencia en transmisiones en vivo por Internet y equipos adecuados para transmitir en alta definición, o que el local de la conferencia provea tales equipos y servicios, recomendamos contratar un videógrafo profesional para transmitir la conferencia.

Antes de contratar el personal para manejar el equipo de video, es importante conversar con el conferenciante acerca de la transmisión de la conferencia en vivo. Hay dos elementos técnicos importantes que el conferenciante deberá proporcionar desde su propia cuenta de donde se hará la transmisión en vivo, si el conferenciante dispone de una, para que el video se transmita al sitio Web de la filial. Estos elementos son una clave de transmisión en vivo (livestream), a entregarse al videógrafo, y un código de inserción o enlace del evento a entregarse al administrador del sitio Web (webmaster) de la filial. Si al conferenciante no le es posible ofrecer estos elementos, deberán buscar opciones alternativas para transmitir en vivo como, por ejemplo, grabar la conferencia e insertarla posteriormente en el sitio web de su filial.

¿Cómo elegir al videógrafo?

Una opción es comunicarse con una empresa local de producción de videos o que pueda transmitir en vivo por Internet específicamente al sitio web de su filial, o grabar la conferencia para insertarla más tarde. Buscar en Google “Empresas de producción de video con transmisión en vivo por Internet (o livestreaming) cerca de mí” puede ayudarlos a saber si hay alguna empresa de ese tipo en su comunidad. Las grandes productoras suelen ser costosas (en Boston cotizaron entre USD 1.700 y USD 4.000 por una transmisión profesional por streaming con dos cámaras), pero también puede haber trabajadores independientes o técnicos de video que ofrezcan servicios de transmisión en vivo en el local de la conferencia por un precio más bajo o como parte del precio del alquiler del local de la conferencia.

Otra opción puede ser hablar con el conferenciante acerca de la posibilidad de trabajar con un técnico que ya esté familiarizado con la transmisión por Internet de alta calidad para conferenciantes de la Ciencia Cristiana. Tengan en cuenta que estos técnicos son trabajadores independientes a quienes pueden contratar directamente. La Iglesia Madre no garantiza los servicios de nadie, aunque sea una persona recomendada por el conferenciante. Pidan referencias respecto a su preparación, la calidad de sus servicios y los precios que cobra.

Preguntas para hacerle a una empresa proveedora de servicios de tecnología o a un técnico independiente:

  • ¿Podrían evaluar si el lugar seleccionado para la conferencia en persona tiene capacidad para transmitir confiablemente en vivo por Internet?

  • ¿Qué costo tiene transmitir en vivo y grabar en HD una conferencia de entre 60 y 90 minutos con dos cámaras?

  • ¿Está la empresa de video dispuesta a firmar un acuerdo de derechos de autor renunciando a los derechos de todas las versiones de video y audio que grabe? Vean “Derechos de autor de todas las conferencias” en la sección Auspiciar una conferencia de la Ciencia Cristiana.

  • ¿Estarían la empresa o el técnico dispuestos a trabajar con ustedes el día de la conferencia para identificar a personas además del conferenciante cuyo rostro o voz pueda haberse grabado? Esas personas deberán firmar un Acuerdo de consentimiento, exención de responsabilidad y derechos de autor de particulares antes de salir de la sede de la conferencia. Lo más probable es que inmediatamente después de la conferencia los miembros del comité de conferencias deberán estar disponibles para ayudar en este aspecto.

  • ¿Podrían editar la grabación, si fuera necesario? ¿Tiene este servicio costo adicional? 

  • ¿Cobran por viajar de ida y vuelta al lugar de la conferencia?

  • ¿Cuánto tiempo necesitan para cargar y descargar los equipos y preparar todo? ¿Pueden presentarse una o dos horas antes de la conferencia? ¿Necesitan visitar el lugar antes de la conferencia para evaluar mejor las condiciones técnicas?

¿Qué información hay que darle a la empresa de tecnología o técnico independiente?

  • Recomendaciones básicas del Cuerpo de Conferenciantes para dar marco a la videograbación o transmisión en vivo

  • Infórmenles que recibirán un correo electrónico de la oficina del Cuerpo de Conferenciantes con un enlace a un acuerdo de derechos de autor que deberán firmar, confirmando que la Junta Directiva de la Ciencia Cristiana será la propietaria de los derechos de autor. Vean la sección “Derechos de autor de todas las conferencias” en Auspiciar una conferencia de la Ciencia Cristiana.

  • La clave de transmisión por Internet del conferenciante.

Otros elementos a considerar

  • Si desean ofrecer música y/o una presentación de diapositivas para reproducir antes o después de la conferencia, tengan en cuenta que el uso de música en vivo o grabada o/o el uso de imágenes de terceros puede requerir el permiso de los propietarios de los derechos de autor. Recomendamos encarecidamente que cualquier música o presentación de diapositivas se elimine de la grabación de la conferencia, para así respetar los derechos de autor existentes.

  • Anuncien a la audiencia que la conferencia se está grabando o transmitiendo en vivo para publicarla en el sitio web de la filial auspiciante. No olviden dejar algunos asientos libres fuera del alcance de las cámaras para quienes no deseen ser filmados ni grabados. También pueden colocar letreros a la entrada del lugar anunciando este servicio y dejando asientos específicos fuera de cámara. 

  • Cuando termine la transmisión en vivo o la grabación de la conferencia, el conferenciante deberá revisar el contenido y solicitar hacer las adaptaciones que considere necesarias. Hablen de esto con el conferenciante en sus conversaciones iniciales acerca de la conferencia.

  • Recomendamos no grabar al público, con excepción de una toma amplia del lugar en la que se vean sólo las nucas. Los miembros del público cuyos rostros y/o voces aparezcan o puedan escucharse claramente en el video deberán firmar el Acuerdo de consentimiento, exención de responsabilidad y derechos de autor de particulares. 

  • Si el conferenciante va a ofrecer una sesión de preguntas y respuestas, recomendamos que repita la pregunta para el video en lugar de grabar a la persona que hizo la pregunta.

  • Una vez que el video editado esté listo, el conferenciante deberá conservar el archivo y darles un nuevo enlace para insertarlo en el sitio web.